por la Dra. Emily Ball Cicchini, Directora Ejecutiva
Al comenzar este nuevo año, nuestro 49º de funcionamiento ininterrumpido, el reto de la comunicación entre los numerosos miembros de BookSpring sigue presente. BookSpring es una organización de base y establecida, local y digital, voluntaria y profesional. ¿Cómo gestionamos las distintas formas en que la gente se relaciona con nuestra organización para recabar y compartir información y tomar decisiones?
Me acuerdo de una teoría llamada la Constitución comunicativa de las organizaciones. Desde esta perspectiva, las organizaciones se gestionan mejor a través de 4 flujos de comunicación: Coordinación de actividades, Negociación de la adhesión, Posicionamiento institucional y Autoestructuración organizativa. Cada uno de estos procesos tiene que ir sobre ruedas para que una organización funcione de forma óptima. Esto cuestiona la idea de que una organización es un contenedor estático de cosas, como personas, dinero, recursos o incluso una ubicación física. Sitúa la comunicación en el centro de todo. Me encanta la forma en que esta teoría me ayuda a analizar las distintas maneras en que las personas se comunican en la vida cotidiana, y me ayuda a comprender mejor en qué aspectos el estímulo y la reorientación pueden ser más útiles para los demás.
Negociación de la adhesión es cómo se relacionan los individuos con la organización, y viceversa. Las descripciones de puestos, las líneas jerárquicas y las evaluaciones encajan en este flujo. Dado que este año tenemos tantos miembros nuevos, tanto en el personal como en la junta directiva, y también voluntarios, tenemos que vigilar de cerca para asegurarnos de que la gente se sienta escuchada y desarrolle un sentido de pertenencia y propósito. La gente llega con expectativas diferentes sobre el trabajo y las organizaciones benéficas. Nos reto a todos a examinarlas e imaginar cómo encajamos todos juntos en nuestra misión común. Por ejemplo: ¿Es práctico y respetuoso contratar a madres hispanohablantes para que hagan el Club de lectura para padres para otras madres hispanohablantes, en lugar de educadores formados?
Coordinación de actividades es la programación, las asignaciones, los eventos y las tareas, que a menudo cambian ahora debido al entorno. Sin embargo, los procesos básicos de finanzas, desarrollo y programas en BookSpring son sólidos y están bien documentados, por lo que es relativamente fácil poner al día a los nuevos miembros. Algunos de estos procesos se basan en años y años de práctica, lo que se traduce en confianza para todos. Sabemos quiénes somos y lo que hacemos bien. Por ejemplo: Nos enorgullecemos de la coherencia con la que hemos sido capaces de entregar libros a los niños a través de nuestros bibliotecarios y pediatras, y nos dicen que ellos también valoran esta coherencia. Nos hemos adaptado a las reuniones con Zoom y a limitar la exposición de las personas en la oficina con mascarillas, y somos capaces de coordinar esta actividad lateralmente.
Posicionamiento institucional sigue siendo una prioridad. En términos sencillos, se trata del marketing, la publicidad y la divulgación que nuestro personal, socios y voluntarios realizan tan bien a diario, a través de los medios sociales y la interacción cara a cara. Hemos mejorado en este aspecto, pero siempre podemos hacerlo mejor. Sería estupendo escuchar aún más a los miembros de nuestra comunidad y sus necesidades y preferencias cambiantes para poder responder de forma aún mejor. Otro aspecto a tener en cuenta son los muchos tipos de personas a las que atendemos: familias con rentas bajas y sus hijos menores de 12 años, familias que hablan español u otros idiomas; profesionales de la educación y la sanidad, otras organizaciones sin ánimo de lucro y donantes de todo tipo y tamaño. ¿Cómo podemos llegar a todos estos grupos con mensajes auténticos que transmitan nuestro valor y sus oportunidades de participación?
Autoestructuración organizativa son todas las formas en que nos comportamos, informamos a los demás, fijamos y asistimos a reuniones y tomamos decisiones, así como otras interacciones laborales. Aunque tenemos muchas convenciones establecidas en BookSpring, como reuniones periódicas de la junta directiva, reuniones trimestrales o mensuales de los comités, reuniones semanales del personal y reuniones individuales, todas ellas están a nuestro alcance para garantizar que crean un lugar donde hay confianza, honestidad y alegría en nuestro trabajo. Hay cosas institucionales que debemos cumplir: auditorías, 990, leyes laborales, leyes fiscales, estatus de organización sin ánimo de lucro. Pero, ¿necesitamos actas escritas de todas las reuniones de los comités o bastará con las grabaciones de Zoom? ¿Cuáles son los pros y los contras de esta práctica? ¿Cuáles son las relaciones y acuerdos estructurales actuales que podemos mantener o cambiar para hacer realidad una cultura organizativa más alegre y atractiva?
Estos 4 flujos son lentes interesantes para reflexionar sobre tu experiencia como miembro de BookSpring y para ayudarte a encontrar tu lugar dentro de este grupo en constante evolución. Una cosa que está ocurriendo gracias a COVID es que tenemos más tiempo para reflexionar y reimaginar cómo es el éxito para nosotros. Centrarse en la comunicación puede ser difícil, ya que muchos de nosotros queremos tener respuestas claras y límites firmes en torno a nuestros esfuerzos y recompensas. Queremos productos, objetivos y resultados. Pero a veces tendemos a centrarnos exclusivamente en las cifras y perdemos de vista las historias significativas que se cuentan en los rostros de los jóvenes lectores a los que llegamos.
A su debido tiempo entraremos en detalles específicos en diferentes áreas, pero por ahora, por favor, piense en cómo QUIERE comunicarse a través de BookSpring, con quién, cuándo, por qué y, en general, qué podría hacer que esto fuera mejor para usted y para los demás. Por ejemplo, estoy pensando que debería coger más el teléfono, siguiendo el ejemplo de Bianca Paz, nuestra nueva Asociada de Desarrollo, que lo ha estado haciendo tan bien haciendo llamadas en nuestro nombre para la Flying Book Society. ¿Qué sugiere que hagamos para que la comunicación siga fluyendo? Me encantaría saber de ti en cualquier momento.
No importa si vuelves o llegas a BookSpring como socio, miembro, voluntario o donante, espero que este modelo de 4 flujos te ayude a encontrar un lugar productivo dentro del maravilloso mundo de BookSpring, y quizás incluso en otras organizaciones donde trabajas, aprendes o juegas.
